Содержание
Автоматизація процесу роботи з договорами є ефективним способом підвищення продуктивності бізнесу при мінімальних витратах. У цій статті ми розглянемо, як можна передати функції оформлення та пересилання договорів на комп’ютерні системи, значно полегшуючи роботу працівників.
Що таке автоматизація роботи з договорами
У будь-якій організації регулярно заповнюється безліч типових договорів, таких як оренда, надання послуг чи постачання. Зазвичай змінюються лише реквізити, але це не позбавляє низки проблем:
- Тимчасові витрати на рутинні завдання: Співробітники витрачають значний час на одноманітну роботу, яка потребує кваліфікації, але потребує уважності.
- Ручне пересилання та друк договорів: Договори часто пересилаються вручну та іноді роздруковуються, що призводить до додаткових витрат часу.
- Помилки та друкарські помилки: У договорах часто з’являються помилки та друкарські помилки, що вимагає уважної перевірки, але помилки все одно трапляються.
- Невпорядковане зберігання: Договори зберігаються в різних місцях, що ускладнює збирання архіву та пошук потрібних документів.
- Дублювання документів: Один і той же папір може існувати в декількох версіях, що ускладнює визначення актуальним.
- Безпека: Документи можуть бути доступні багатьом людям, що знижує безпеку.
Автоматизація за допомогою CRM системи дозволяє ефективно вирішити всі ці проблеми, спрощуючи та прискорюючи роботу з договорами.
Як працює автоматизація роботи з договорами в організації
Впровадження автоматизації роботи з договорами не вимагає значних вкладень у індивідуально розроблені рішення чи дорогі програмні продукти. Достатньо встановити CRM-систему, яка підтримує документообіг, таку як Perfectum CRM. Це рішення надає такі можливості:
- Оформлення документів в одному вікні: Усі документи створюються та зберігаються у єдиній базі даних.
- Автоматичне заповнення полів: Система автоматично заповнює поля даними з бази, включаючи реквізити організації за назвою.
- Безпомилковість: Знижує можливість помилок, забезпечуючи правильне заповнення всіх даних.
- Контроль доступу: Доступ до договорів отримують лише ті співробітники, яким це дійсно необхідно, і завжди вбачають актуальну версію документа.
- Зручне узгодження: Документи можна погоджувати в один клік або швидко залишати коментарі, що миттєво стають видимими для всіх учасників процесу.
- Прозорість для керівництва: Керівники можуть відстежувати статус кожного договору та бачити, на якій стадії знаходиться процес щодо кожної угоди.
Таке рішення значно спрощує та прискорює роботу з договорами, роблячи процес більш ефективним та прозорим.
Що дає автоматизація роботи з договорами в організації
Відповідно до досліджень Siemens Business Services, автоматизація роботи з договорами та іншими документами приносить бізнесу такі вигоди:
- Економія робочого часу: Автоматизація дозволяє заощадити 20-30% робочого часу, який витрачається на рутинний документообіг. Цей вивільнений час співробітники можуть використовувати для вирішення складніших завдань або підвищення своєї кваліфікації, що збільшує економічну віддачу.
- Підвищення продуктивності: Прискорення документообігу підвищує продуктивність праці на 20-25%, скорочуючи тимчасові витрати на всіх етапах продажів. Це дозволяє швидше обробляти заявки клієнтів та покращувати обслуговування.
- Скорочення витрат: Автоматизація скорочує витрати працювати з договорами та іншими документами на 60%. Більше не потрібно масово розсилати та друкувати папери, а також можна заощадити на кур’єрських послугах та пошті.
- Економія на зберіганні документів: Зберігання документів в електронному вигляді знижує витрати на зберігання в архіві на 80%, усуваючи потребу в орендованих площах.
- Збільшення конверсії: Автоматизація роботи з договорами прискорює процес узгодження з постачальниками, підрядниками та замовниками, що позитивно впливає на терміни виконання замовлень та готовність клієнтів до співробітництва.
- Прискорення реєстрації та пошуку документів: Автоматизація прискорює реєстрацію документів на 66% та пошук документів на 60%.
- Сумарна економія часу: Автоматизація дозволяє заощадити до 60% робочого часу співробітників, зайнятих підготовкою та узгодженням договорів, що призводить до швидкої окупності впровадження.
Додаткові вигоди від автоматизації роботи з договорами
Крім вищезгаданих переваг, автоматизація роботи з договорами надає додаткові вигоди:
- Посилення інформаційної безпеки: Автоматизована система документообігу забезпечує доступ до документів лише уповноважених співробітників, підвищуючи рівень захисту.
- Поліпшення управління: CRM-система дозволяє відстежувати весь життєвий цикл документа, включаючи його підготовку, погодження та внесені правки, що підвищує прозорість та ефективність управління.
- Просування корпоративної культури: Автоматизація документообігу сприяє професійному зростанню співробітників, полегшує взаємодію з контрагентами та покращує репутацію компанії.
Згідно з дослідженням Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune-500, що включають найбільші та найуспішніші підприємства світу, розглядають автоматизацію роботи з договорами як ключовий етап свого розвитку.
Автоматизація документообігу в компанії є важливим кроком на шляху підвищення ефективності та безпеки бізнес-процесів. Вона не тільки економить час та знижує витрати, а й забезпечує прозорість та контроль на всіх етапах роботи з документами. Впровадження автоматизованої системи допомагає покращити управління, підвищити рівень інформаційної безпеки та зміцнити корпоративну культуру. Сучасні CRM-системи дозволяють компаніям будь-якого розміру оптимізувати роботу з договорами, що сприяє їх довгостроковому зростанню та успішному розвитку.
